DeeDee tiên phong trong quản lý dự án nghệ thuật với PMO
- 2 ngày trước
- 7 phút đọc
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng vận hành theo hướng chuyên môn hóa và tối ưu hiệu suất, Project Management Office (PMO) đang dần trở thành một mô hình quản lý dự án phổ biến tại nhiều tổ chức. Và tại DeeDee Animation Studio cũng vậy, mô hình PMO đã được đưa vào sản xuất cách đây 3 năm. Dù đối với các studio hoạt hình độc lập như DeeDee thì ứng dụng mô hình này còn khá mới lạ, nhưng đó chính là một trong những yếu tố tạo nên sự khác biệt, giúp studio xây dựng quy trình sản xuất chuyên nghiệp hơn và từng bước khẳng định năng lực trên những dự án quy mô lớn.
Tổng quan
DeeDee Animation Studio là một studio hoạt hình độc lập ở Việt Nam được thành lập vào năm 2017, bởi 4 founders với niềm đam mê dành cho hoạt hình. Studio từ đó đã không ngừng phát triển và mở rộng đội ngũ. Đến năm 2023, khi quy mô nhân sự ngày càng lớn và số lượng dự án ngày càng tăng, thì DeeDee đã quyết định thành lập một phòng ban mới chuyên trách về dự án là Project Management Office (PMO).
PMO là một bộ phận chuyên trách trong tổ chức với vai trò thiết lập, chuẩn hóa các quy trình và hỗ trợ quản lý dự án nhằm đảm bảo hiệu quả, đúng tiến độ và ngân sách. Mô hình này khá phổ biến ở các doanh nghiệp quy mô lớn. Tuy nhiên, với ngành hoạt hình - nơi quy trình sản xuất đòi hỏi sự linh hoạt sáng tạo rất cao, việc có phòng ban PMO vẫn còn khá mới mẻ. Dù vậy DeeDee đã mạnh dạn tiên phong triển khai mô hình này và gặt hái được nhiều kết quả tích cực trong quá trình sản xuất theo pipeline chuyên nghiệp.
Phòng PMO tại DeeDee
Hiện tại, phòng PMO của DeeDee bao gồm Production Manager và các Producers, đảm bảo quản lý và điều phối công việc cho tất cả đội ngũ sản xuất và dự án.
Phòng PMO, được quản lý trực tiếp bởi COO Lê Thị Quỳnh Như - người có kinh nghiệm và chuyên môn cao, với chứng chỉ PMP® (Project Management Professional) - một trong những chứng chỉ quốc tế uy tín hàng đầu dành cho các chuyên gia quản lý dự án.
Studio vận hành dựa trên mô hình Scrum, theo tư duy Agile, vì vậy các thành viên PMO đều được đào tạo bài bản về nghiệp vụ và bắt buộc hoàn thành chứng chỉ Professional Scrum Master trong giai đoạn thử việc. Bên cạnh đó, khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, cũng là yêu cầu quan trọng để đội ngũ PMO có thể làm việc hiệu quả với khách hàng quốc tế và xử lý chính xác các thuật ngữ kỹ thuật trong sản xuất animation.
Vai trò của PMO trong môi trường sản xuất hoạt hình
Tổng quan thì PMO có nhiệm vụ hỗ trợ và quản lý các dự án một cách hiệu quả và nhất quán
Điều phối và tối ưu hóa tài nguyên: PMO sẽ điều phối và tối ưu hóa việc phân chia tài nguyên (nhân lực và vật lực) cho các dự án, để đảm bảo rằng tài nguyên được sử dụng một cách hiệu quả.
Lên kế hoạch và thực thi quy trình dự án: PMO xây dựng và duy trì các quy trình, tiêu chuẩn và hướng dẫn cho việc quản lý dự án. Điều này giúp đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong việc triển khai dự án.
Theo dõi và báo cáo: PMO giám sát tiến độ, ngân sách và chất lượng của các dự án; cung cấp báo cáo cho ban lãnh đạo và các bên liên quan để họ có cái nhìn tổng quan về tình trạng dự án và có thể đưa ra quyết định dựa trên thông tin này.
Quản lý kiến thức và kinh nghiệm: PMO thu thập, tổng hợp và quản lý kiến thức, kinh nghiệm và thông tin từ các dự án đã hoàn thành hoặc đang triển khai, qua đó hỗ trợ các dự án trong tương lai.
Hỗ trợ tư vấn và đào tạo: PMO có thể cung cấp hỗ trợ tư vấn cho các nhóm dự án, đặc biệt là đối với những dự án phức tạp. PMO cũng có thể tổ chức các khóa đào tạo để nâng cao khả năng chuyên môn, hoặc quản lý dự án cho các thành viên trong tổ chức.
Điều đặc biệt là bên cạnh việc vận dụng các phương pháp quản lý truyền thống, PMO tại DeeDee cũng cần tùy chỉnh nhiều để phù hợp với đặc thù của một studio hoạt hình, đồng thời linh hoạt thích ứng với tính sáng tạo không ngừng của các sản phẩm.
Ví dụ, khi bắt đầu một dự án, thông thường Project Manager sẽ phối hợp cùng với Animation Director, Animation Supervisor và Lead Background Artist để kiểm tra thông tin đầu vào và thực hiện đánh giá, tính toán khối lượng công việc sao cho phù hợp để tiến hành phân chia công việc, theo các nguyên tắc phân công phù hợp.
Mỗi nhóm công việc trong dự án sẽ được giao cho một Scrum Team phụ trách, trong đó PMO đóng vai trò Scrum Master - điều phối quy trình làm việc, theo dõi tiến độ và đảm bảo các thành viên phối hợp hiệu quả trong suốt quá trình sản xuất. Trong team, bên cạnh một số nhân sự cốt lõi được chỉ định trước, thì PMO sẽ triển khai Open Call nội bộ để tuyển chọn thêm thành viên cho dự án dựa trên các tiêu chí như: khả năng đáp ứng chất lượng, tiến độ và mong muốn tham gia dự án của cá nhân. Mô hình này vừa đảm bảo chất lượng sản xuất, vừa tạo điều kiện để các artist được tham gia vào những dự án phù hợp với thế mạnh và phong cách nghệ thuật của mình.
Một vai trò quan trọng khác của PMO là trực tiếp làm việc với khách hàng và trở thành cầu nối giữa khách hàng với đội ngũ sản xuất. Nhất là trong trường hợp khách hàng nước ngoài, thì thách thức không chỉ nằm ở rào cản ngôn ngữ mà còn đến từ chênh lệch múi giờ và khác biệt trong cách làm việc. Vì vậy, khi đội ngũ PMO có trình độ ngoại ngữ tốt và có thể chủ động sắp xếp lịch họp linh hoạt với khách hàng nước ngoài, thì sẽ giúp đảm bảo quá trình trao đổi luôn thông suốt, hạn chế sai lệch thông tin và truyền đạt được thông tin tới đội ngũ sản xuất một cách rõ ràng, đúng trọng tâm.
Trong quá trình triển khai dự án nếu có vấn đề phát sinh, PMO sẽ nhanh chóng xác định nguyên nhân và đề xuất hướng xử lý, luôn trên tinh thần lắng nghe và phối hợp chặt chẽ với đội ngũ sản xuất.
DeeDee sau khi có PMO
Từ khi thành lập PMO, quy trình vận hành tại DeeDee đã trở nên mượt mà và hiệu quả hơn đáng kể. Đội ngũ sản xuất không còn phải phân tán sự tập trung vào việc tự sắp xếp timeline hay xử lý các vấn đề điều phối công việc, mà mọi thứ đều đã được PMO chuẩn bị và phân bổ rõ ràng, giúp các artist có thể tập trung hoàn toàn vào chuyên môn và sáng tạo ra những sản phẩm chất lượng tốt nhất.
Đây cũng là một trong những yếu tố giúp DeeDee nâng cao chất lượng sản phẩm, cải thiện hiệu quả giao tiếp nội bộ lẫn với khách hàng, đồng thời đủ năng lực triển khai những dự án quy mô lớn và phức tạp.
Điều này được thể hiện rõ qua vô số những dự án đã thành công, đặc biệt là đối với các dự án dài hơi thì PMO như là xương sống giữ cho dự án chạy đúng quỹ đạo, đúng tiến độ:
Cyberslav - Dự án hoạt hình chất lượng cao với khối lượng công việc đồ sộ: 40 phút hoạt hình full hand-drawn và hơn 500 backgrounds tả thực. Dự án đã kéo dài gần 2 năm với sự tham gia của gần 50 nhân sự của DeeDee tham gia và cả sự hợp tác từ 2 đối tác outsource.
Series How to become a mob boss và How to become a cult leader: làm việc với khách hàng lớn là Netflix, đây cũng là lần đầu tiên đội ngũ ngũ tiếp cận một kỹ thuật sản xuất mới trong khi phải xử lý lượng dữ liệu đầu vào rất lớn.
Mới đây nhất là series Sunny Side Down - một dự án với yêu cầu cao về chất lượng diễn hoạt và định hướng nghệ thuật rõ ràng, đòi hỏi quá trình trao đổi giữa hai bên phải luôn thông suốt, bất chấp khoảng cách địa lý.
Vai trò quan trọng của PMO không chỉ được chính đội ngũ nội bộ DeeDee cảm nhận rõ nét qua sự khác biệt trước và sau khi có bộ phận này, mà còn được khẳng định qua những phản hồi tích cực từ khách hàng – những người trực tiếp trải nghiệm sự thuận tiện, minh bạch và hiệu quả hơn trong quá trình hợp tác cùng DeeDee nhờ có PMO.
Việc thành lập và ứng dụng PMO trong sản xuất, như một lời cam kết của DeeDee dành cho khách hàng rằng mọi dự án giao cho studio đều sẽ được thực hiện dưới một quy trình bài bản, chuyên nghiệp, đảm bảo chất lượng đầu ra tốt nhất.
Còn với DeeDee, PMO không đơn thuần là một phòng ban vận hành, mà là một then chốt quan trọng trong hành trình xây dựng một studio hoạt hình independent chuyên nghiệp và sẵn sàng chinh phục những dự án lớn hơn trong tương lai.
Bình luận